Huishoudelijk reglement

(e-versie)

ARTIKEL 1 ALGEMEEN

Dit huishoudelijk reglement, of ook intern reglement genoemd, preciseert de algemene regels voor de goede werking van de sportvereniging Bell Badminton vzw, hierna de vereniging.

Dit intern reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de recentste versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de Ondernemingsrechtbank werden gepubliceerd. In geval van discrepantie tussen statuten en intern reglement, zullen de statuten steeds voorrang hebben.

Ieder lid van de verenging is geacht kennis te hebben genomen van dit intern reglement en zal zich houden aan de bepalingen van dit reglement. Door de aansluiting bij de vereniging aanvaarden alle leden de reglementen en gedragscodes van de vereniging en Badminton Vlaanderen vzw waarbij de vereniging is aangesloten (met inbegrip van het tuchtreglement) en de bevoegdheid van deze sportfederatie.

ARTIKEL 2 LEDEN

De vereniging bestaat uit stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden conform de statuten van Bell Badminton vzw. Stemgerechtigde leden maken deel uit van de algemene vergadering en hebben er stemrecht. Een lijst van stemgerechtigde leden wordt bijgehouden op de zetel. Leden die geen deel uitmaken van de Raad van Bestuur of die niet door de Raad van Bestuur als stemgerechtigde leden werden aanvaard, worden als toegetreden of niet-stemgerechtigde leden beschouwd.

Hun rechten en plichten worden, in voorkomend geval, beschreven in de statuten van de vereniging.

Alle leden verbinden zich tevens tot volgende afspraken:

  • Ieder lid wordt gewezen op het bestaan van dit intern reglement (en in voorkomend geval, de statuten), dat kan teruggevonden worden: Bell Badminton vzw
  • Ieder lid verbindt zich ertoe om de statuten, het intern reglement en alle andere richtlijnen opgelegd door het bestuur te zullen naleven.
  • Ieder lid zal alle regels opgelegd door de sportfederatie waarbij de vereniging aangesloten is, naleven. Bij schending van bepalingen uit deze reglementen, kan een lid voor de tuchtcommissie van deze federatie moeten verschijnen. Alle sancties die opgelegd worden, zullen uitgevoerd worden door het lid in kwestie.
  • Door het lidmaatschap mogen de toegetreden leden deelnemen aan trainingen en in voorkomend geval wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging. De eindbeslissing over de deelname aan wedstrijden en andere activiteiten berust steeds bij de Raad van Bestuur.
  • Ieder lid kan klachten, wensen of voorstellen indienen bij het bestuur van de vereniging. Het bestuur engageert zich ertoe om het vragende lid binnen een redelijke termijn van antwoord te voorzien.
  • Ieder lid geeft zo snel mogelijk een wijziging van zijn gegevens door aan het bestuur van de vereniging.
  • Ieder lid betaalt tijdig het lidgeld. De tarieven zijn hier beschikbaar.

De leden en hun eventuele rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de vereniging, hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten en kunnen geen opbrengsten halen uit de vereniging waardoor zij zich individueel verrijken. Bij uittreden, uitsluiting of overlijden kunnen zij nooit teruggave of vergoeding vorderen voor gestorte bijdragen of gedane inbrengen.

Bij ontbinding van de vereniging, om welke reden dan ook, moet het vermogen van de vereniging worden bestemd tot een doel dat aansluit bij het doel van de vereniging en mag het niet worden uitgekeerd aan de leden.

ARTIKEL 3 LIDMAATSCHAP

Inschrijving bij de club gebeurt door het overhandigen van het inschrijvingsformulier of het elektronisch bevestigen van de inschrijving per email of via de website www.bellbadminton.be. Nieuwe leden worden door de Raad van Bestuur aangenomen. Een eventuele weigering van het lidmaatschap door de Raad van Bestuur moet niet worden gemotiveerd. De Raad van Bestuur houdt zich het recht voor om een maximumaantal leden voorop te stellen, en wanneer dit bereikt is nieuwe leden te weigeren.

De aanvaarding en het respecteren van de bepalingen van het intern reglement is één van de essentiële voorwaarden.

Kandidaat leden kunnen maximaal 2 x op proef een trainingsavond bijwonen. Om de kosten met betrekking tot administratie en verzekering te vergoeden, wordt een voorschot op het lidgeld betaald. Nadien is deelname aan een clubactiviteit slechts mogelijk na aansluiting.
Kandidaat leden, die al in het verleden aangesloten waren bij de vereniging, kunnen geen gebruik meer maken van deze optie.

Voor minderjarigen of personen onder bewind zal steeds een ouder of wettelijke vertegenwoordiger zijn/haar toestemming moeten verlenen alvorens de aansluiting gerealiseerd kan worden. Jeugdspelers jonger dan twaalf dienen steeds door een ouder of volwassen begeleider te worden vergezeld.

Bij de inschrijving in de vereniging, aanvaardt het lid dat de nodige gegevens ook zullen worden doorgegeven aan Badminton Vlaanderen vzw, waarbij de vereniging is aangesloten.

De jaarlijkse bijdrage van de leden en de periode waarvoor deze bijdrage geldt, wordt door de Raad van Bestuur vastgesteld en dient te worden bekrachtigd door de Algemene Vergadering. Door het betalen van de bijdrage bewijst men tevens zijn lidmaatschap:

  • elk lid wordt aangesloten bij de liga “Badminton Vlaanderen vzw” als “Recreant”, aangezien de club als Recreantenclub is aangesloten.
  • het lid is verzekerd, met name voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen via de aansluiting bij die federatie.
  • elk lid kan deelnemen aan de clubactiviteiten

De verzekering geldt pas vanaf het betalen van het lidgeld.

Alle correspondentie met de leden zal via email (BB Flits), de Bell Badminton website (www.bellbadminton.be) en sociale media (Facebookpagina: www.facebook.com/pages/Bell-Badminton-vzw/272538889453553) gebeuren.

Alle leden worden verondersteld via deze weg bereikbaar te zijn. Mochten sommige leden niet over een e-mailadres beschikken, dan worden die, enkel wanneer noodzakelijk geacht door de Raad van Bestuur, per brief geïnformeerd.

Naar wens, kunnen de leden ook optioneel via een gesloten Facebook groep en/of via een gesloten WhatsApp groep communiceren.

Elk lid kan te allen tijde uit de vereniging Bell Badminton vzw treden. Het moet dit schriftelijk meedelen aan het adres van de vereniging of per email (contactinformatie via de website www.bellbadminton.be). Elk lid dat zijn jaarlijkse bijdrage niet betaalt, wordt geacht ontslag te nemen. Wanneer het lidmaatschap in loop van een werkingsjaar eindigt, blijft de bijdrage voor het geheel verschuldigd, tenzij de Raad van Bestuur anders beslist.

ARTIKEL 4 STRUCTUUR

De structuur van de vereniging is als volgt samengesteld:

De Raad van Bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en sportcommissaris. Zij worden benoemd door de algemene vergadering voor onbepaalde duur. De algemene vergadering komt minstens éénmaal per jaar samen en bestaat uit alle stemgerechtigde leden.

Het dagelijks bestuur wordt waargenomen door de Raad van Bestuur, aangevuld met:

  • één veiligheidsverantwoordelijke die alle aspecten rond veiligheid binnen de vereniging coördineert en bovendien aanspreekpunt is voor alle leden i.v.m. veiligheid
  • twee vertrouwenspersonen aan, die als aanspreekpunt fungeren voor alle grensoverschrijdend gedrag, pesten, discriminatie, fair- play, alsook ongepast gedrag van een lid van de vereniging naar derden (andere clubs, scheidsrechters, trainers, federaties, …). De zogenaamde Aanspreekpunten Integriteit (API) die aangesteld zijn, zijn te bereiken via de clubwebsite.

De zittingen van de Raad van Bestuur zijn principieel gesloten vergaderingen. De stemgerechtigde leden kunnen zonder voorafgaandelijk verzoek aan de zittingen van de Raad van Bestuur deelnemen.

Informele Algemene Vergadering

De Informele Algemene Vergadering (IAV) is samengesteld uit alle leden en wordt voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Bestuur of zijn plaatsvervanger. Elk lid beschikt over één stem. Elk lid kan zich door een ander lid laten vertegenwoordigen. Maar één lid kan niet meer dan 1 volmacht voor een ander lid dragen. De IAV is bevoegd voor oa. het maken van aanbevelingen tot wijziging van het intern reglement, het aanbrengen van kandidaturen voor stemgerechtigde leden en hun eventuele functie binnen de vereniging, het bevestigen van adviezen en voorstellen van leden met betrekking tot de werking van de vereniging.

De IAV wordt bijeengeroepen telkens het belang van de vereniging dat vereist of wanneer ¼de van de leden hierom verzoekt. Elk lid moet per email (indien niet beschikbaar, per gewone brief) worden uitgenodigd, ten minste 14 dagen voor de vergadering. In deze email of brief worden plaats, dag en uur van de vergadering vermeld. Elk onderwerp dat zal behandeld worden op de vergadering, moet in deze uitnodiging staan vermeld; anders kan het niet worden behandeld.

Het werkingsjaar/seizoen loopt niet noodzakelijk samen met het boekjaar. Ten einde alle leden toch een inzicht te geven in de aanwending van de werkingsmiddelen van de vereniging, geeft de penningmeester ter gelegenheid van de IAV een beknopt financieel overzicht (werkelijkheid en vooruitzicht) van huidig werkingsjaar.

Van elke IAV worden notulen opgemaakt die ondertekend worden door de voorzitter en de secretaris of door hun plaatsvervangers. Deze besluiten opgenomen in de notulen worden slechts van kracht na bekrachtiging op de eerstvolgende Algemene Vergadering; welke principieel plaatsvindt onmiddellijk aansluitend op de IAV. De besluiten rond adviezen, voorstellen en wijzigingen in het huishoudelijk reglement worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter of zijn vervanger.

ARTIKEL 5 VEILIG EN ETHISCH VERANTWOORD SPORTEN

Een veilige en ethisch verantwoorde sportomgeving is essentieel voor alle leden om vrijuit en ongestoord te kunnen deelnemen aan de activiteiten. Onze sportvereniging engageert zich daarom tot het naleven van volgende punten:

  • Alle leden worden beschermd door de verzekering die inbegrepen is in de ledenbijdrage. Desalniettemin worden de leden erop gewezen dat zij zelf verantwoordelijk zijn in regel te zijn met de verplichte verzekering van hun ziekenfonds.
  • Alle bestuurders en vrijwilligers worden beschermd door het afsluiten van de nodige verzekeringen
    • “BA bestuurders vzw”
    • “BA uitbating/voedselvergiftiging”.
    • “verzekering voor niet-sportieve activiteiten” wordt via de liga Badminton Vlaanderen bekomen.
    • Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk voorziet een vrijwilligersverzekering en in die verzekering worden 1000 uren vrijwilligerswerk verzekerd (polisvoorwaarden).
  • Er wordt gestreefd naar een vereniging zonder discriminatie, agressie, pesten en/of seksueel grensoverschrijdend gedrag
  • Fair-play en sportiviteit worden hoog in het vaandel gedragen
  • Er wordt gewerkt aan een fysiek veilige omgeving waarin elk lid zich veilig kan bewegen
  • Er heerst een open sfeer waarin iedereen zijn mening kan geven
  • Er wordt op een gezonde en medisch verantwoorde manier aan sport gedaan, waardoor er o.a. een nultolerantie is voor drugs of doping
  • De vereniging voorziet het noodzakelijke EHBO materiaal tijdens de trainingsavonden en andere sportieve of extrasportieve activiteiten.

Van alle leden en allen die betrokken zijn bij de verenging, ook van de supporters, wordt verwacht dat ze zich onberispelijk gedragen en hiermee een voorbeeld zijn voor alle anderen. Als bijlage aan dit Intern Reglement worden volgende internationaal toegepaste badminton gedragscodes gevoegd en maken er integraal deel van uit:

De gedragscodes dienen verplicht aanvaard en gerespecteerd te worden. Indien een lid deze verplichting niet respecteert, kan dit een grond tot uitsluiting of schorsing van het betrokken lid bij de sportvereniging zijn.

Bovendien engageren de clubverantwoordelijken en begeleiders zich om op regelmatige basis bijscholingen te volgen, die aangeboden worden door verschillende instanties:

  • Bijscholingen voor sportclubbestuurders door de VSF vzw: dynamoproject.be
  • Vlaamse TrainerSchool: VTS
  • Sporting A – sportclubondersteuning: sportingA

ARTIKEL 6 TUCHT EN SANCTIES

Wanneer een lid het intern reglement geschonden heeft of zich ongepast gedragen heeft, kan een klacht aanhangig gemaakt worden conform de tuchtprocedure van Badminton Vlaanderen. Door de aansluiting bij de sportvereniging onderschrijft elk lid het tuchtreglement van de federatie en aanvaardt de toepassing ervan.

Daarenboven kan het bestuur van de sportvereniging ter voorkoming van herhaling, om de orde of rust te herstellen of de veiligheid te waarborgen, ordemaatregelen (bv. schorsing deelname training of andere activiteiten) nemen. Dit betreft een bestuurlijke maatregel, geen tuchtsanctie.

Bij flagrante overtredingen van een lid tegen de veiligheidsvoorschriften of tegen de gedragsregels op een clubactiviteit of een competitie kan de aanwezige clubverantwoordelijke wegens hoogdringendheid overgaan tot onmiddellijke uitsluiting van het lid tot de activiteit waarop het incident voorvalt.

Een Bestuurder of zijn plaatsvervanger (in voorkomend geval kan dit de avond/clubverantwoordelijke zijn) kan een geweigerd, uitgetreden of ontslagen lid uit de trainingsfaciliteit verwijderen.

ARTIKEL 7 SPORTSPECIFIEKE REGELS

Trainingsavonden

  • De reguliere trainingsavonden kunnen worden teruggevonden op www.bellbadminton.be. Onverwachte wijzigingen en aanpassingen worden ook op de website en via de andere communicatiekanalen gemeld.
  • De sporthallen zijn gesloten op bekende wettelijke feestdagen (1 & 11 november, 24 & 25 december, 1 & 2 januari, paasmaandag, 1 mei, OLH Hemelvaart, pinkstermaandag). Eventuele extra sluitingsdagen worden via de website www.bellbadminton.be en via de andere reeds vermelde communicatiekanalen bekend gemaakt.
  • Alle leden worden geacht te helpen bij het opstellen en afbreken van de terreinen. Het is niet erg “sportief” dat twee collega’s de netten staan op te stellen terwijl er tien mensen zitten kijken en dan de velden één voor één inpikken.
  • Het is verboden om de terreinen te betreden met zolen die gekleurde strepen achterlaten of met schoeisel dat al buiten is gedragen.
  • Laat geen waardevolle voorwerpen achter in de kleedkamers. Het zou niet de eerste keer zijn dat er iets “verdwijnt”.
  • Bij problemen i.v.m. veiligheid van activiteit, training, wedstrijd, sporthal (inclusief kleedkamer, sanitair) wordt de veiligheidsverantwoordelijke aangesproken (of ander bestuurslid indien eerstgenoemde niet beschikbaar).
  • Ingeval van overbezetting van de zalen is het verplicht steeds dubbel te spelen. In geval van overbezetting verlaat je het veld na de gespeelde partij, zodat andere leden ook de kans krijgen om te spelen.
  • Denk er ook steeds aan om in de zaal niet over de velden te lopen waar andere leden al aan het spelen zijn. Naast het feit dat dit storend is voor de spelers, verhoogt ook het risico op blessures …
  • We proberen actief het onderling contact tussen de leden te bevorderen. Durf uit je schelp komen. Speel eens een spelletje met iemand anders dan met je “vaste” partner.
  • We rekenen ook op een sportieve en respectvolle manier van omgang tussen de verschillende leden, zowel op training, competitie als op extra-sportieve activiteiten.
  • Elke vorm van onaangepast gedrag moet worden gemeld, bij voorkeur via de aangeduide vertrouwenspersoon (of ander bestuurslid indien eerstgenoemde niet beschikbaar).

In het kader van een veilige beoefening van de sport, legt de sportclub volgende regels op aan de leden:

  • De leden die recreatieve competitie spelen bij “Koninklijke Antwerpse Vereniging van Vriendenclubs” (afgekort “KAVVV”) – afdeling badminton, worden ook bij KAVVV – afdeling badminton aangesloten. Meer informatie over KAVVV – afdeling badminton kan gevonden worden op www.kavvvbadminton.be .
  • Inhaalwedstrijden (recreatieve) competitie:
    • Er worden maximum 2 terreinen ter beschikking gesteld voor inhaalwedstrijden van competitie spelende leden., indien geen andere oplossing met de betrokken federaties (Badminton Vlaanderen, PBA, KAVVV afdeling badminton) kan worden gevonden.
    • Op trainingsavonden mag ook maximum 1 inhaalwedstrijd worden gespeeld, zodat de zaalbezetting onder controle kan gehouden worden en de niet-competitiespelers voldoende kans te krijgen om te spelen.
    • De aanvraag voor het spelen van een inhaalwedstrijd dient te gebeuren aan de sportcommissaris, en indien de sportcommissaris niet bereikbaar is, aan één van de andere bestuursleden. De sportcommissaris coördineert en beslist i.v.m. de voorrangsregel in geval van meerdere aanvragen op dezelfde datum.

ARTIKEL 8 REGELS IVM EXTRA GEORGANISEERDE SPORTIEVE/SOCIALE ACTIVITEITEN

  • Bij activiteiten krijgen de actieve leden voorrang bij inschrijving ten opzichte van de steunende leden
  • Deelname aan door de vereniging georganiseerde extra sportieve/sociale activiteiten
    • Enkele voorbeelden: weekenduitstap, clubfeest, bowlingavond, ….
    • Deelname aan dergelijke activiteiten kan slechts door leden (spelend of steunend) en hun inwonende familieleden. Uitzonderingen hierop kunnen slechts toegestaan worden door een unanieme beslissing van de Raad van Bestuur.
    • In geval er o.w.v. de aard van de activiteit een beperking is op het aantal mogelijke deelnemers, gelden volgende regels om te bepalen wie kan deelnemen:
  1. Bestuursleden (*) of vrijwilligers, zonder wiens deelname de activiteit geen doorgang kan vinden (bijv. kok tijdens een weekenduitstap), hebben steeds voorrang. Om wie dit gaat, wordt voor elke activiteit afzonderlijk beslist tijdens één van de voorbereidende bestuursvergaderingen. (*) incl. hun inwonende familieleden.
  2. Kandidaat-deelnemers moeten zich vooraf inschrijven vóór de uiterste inschrijvingsdatum. Het ogenblik van inschrijving (normaal via een webformulier) bepaalt de volgorde.
  3. Indien voor de activiteit een voorschot door de club wordt gevraagd, geldt bovendien het volgende:
  • Betaling van het voorschot, zonder voorafgaandelijke inschrijving, wordt niet in aanmerking genomen voor het bepalen van de volgorde (tenzij er minder kandidaten zijn dan beschikbare plaatsen).
  • Betaling van het voorschot dient gebeurd te zijn vóór de uiterste betaaldatum. Dit betekent dat wanneer bijvoorbeeld kandidaat 1 vroeger heeft ingeschreven dan kandidaat 2, maar kandidaat 1 heeft niet tijdig zijn voorschot betaald in tegenstelling tot kandidaat 2, dan heeft kandidaat 2 voorrang op kandidaat 1.
  1. In geval een voorschot van toepassing is, zal bij gelijktijdige inschrijving, het ogenblik van betaling van het voorschot de volgorde bepalen. Bij betaling via de bank telt hierbij de valutadatum op het bankafschrift van de kandidaat-deelnemer.
  2. Indien toepassing van regel 1, 2 en 3 geen uitsluiting geeft, ligt de uiteindelijke beslissing over de deelname bij de Raad van Bestuur.

ARTIKEL 9 SPONSORING

De club kan contracten met sponsors aangaan. In het kader hiervan kunnen de leden communicatie toegestuurd krijgen waarop de sponsors vermeld staan. Daarnaast kan de leden ook gevraagd worden om wedstrijdkledij te dragen waarop het logo van de sponsor(s) is afgebeeld.

ARTIKEL 10 AANSPRAKELIJKHEID

  1. Ingeval van ongeval in de loop van een training, wedstrijd of andere activiteit van de vereniging, moet het lid dit zo snel mogelijk meedelen aan de betrokken verantwoordelijke (uiterlijke termijn 1 kalenderweek). Indien het ongeval gedekt wordt door de verzekering van de vereniging, zal hiervan een aangifte gebeuren. Het gedeeltelijk vooraf ingevulde aangifteformulier is beschikbaar op www.bellbadminton.be. Het lid is verzekerd volgens de polisvoorwaarden (Algemene en bijzondere voorwaarden) van deze verzekering en kan voor de niet-gedekte of vergoede schade geen vergoeding vragen van de vereniging.
  2. De vereniging is niet aansprakelijk voor de diefstal of de beschadiging van persoonlijke bezittingen van de leden, ook niet gedurende de uitoefening van de sport- of vrijetijdsactiviteiten.
  3. Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aangerichte schade aan de eigendommen van de vereniging. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
  4. De vereniging kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de inbreuken op de bepalingen van dit reglement, begaan door haar leden of door derden.

ARTIKEL 11 PRIVACY

De vereniging verbindt zich ertoe de geldende wettelijke bepalingen rond de privacy van de leden te zullen respecteren. De persoonsgegevens van de leden worden overeenkomstig de privacyverklaring van Bell Badminton vzw behandeld. Deze privacyverklaring is te vinden op de website van de vereniging en is opgemaakt volgens de richtlijnen van gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Elk lid stemt ermee in dat tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging foto’s en beeldopnames gemaakt worden waarop het lid afgebeeld wordt. Elk lid stemt er mee in dat deze foto’s en opnames door de vereniging gebruikt mogen worden voor weergave of publicatie op de website, folders, nieuwsbrief of sociale media van de sportvereniging, in welke vorm ook en al dan niet met vermelding van diens naam. Indien een lid dit niet wenst zal hij hiertoe uitdrukkelijk een verklaring afleggen tegenover het bestuur van de vereniging.

Het gebruik van de afbeelding levert geen financiële vergoeding op voor het lid.

ARTIKEL 12 WIJZIGING VAN HET INTERN REGLEMENT

Dit intern reglement kan enkel gewijzigd worden op de wijze zoals in de statuten van de vereniging bepaald. Bij gebreke aan statuten of enige regeling hieromtrent, zal het reglement enkel aangepast kunnen worden door het bestuur van de vereniging.

De laatste wijziging vond plaats op maandag 7 december 2020.

Het origineel werd ondertekend door alle leden van de Raad van Bestuur.